Compliance trabalhista para pequenas empresas: checklist

Compliance trabalhista para pequenas empresas é manter em dia as obrigações do trabalho e conseguir provar isso com documentos: o registro de cada empregado, o controle de jornada, os depósitos de FGTS e as contribuições ao INSS, os eventos do eSocial, as normas de saúde e segurança, a certidão trabalhista da empresa e dos prestadores e a lista dos processos em andamento. Este texto reúne esse checklist, item por item, com a regra e a fonte de cada um.

O checklist é informativo. Ele descreve o que as normas exigem, não o que fazer num caso concreto, que depende da convenção coletiva da categoria, do número de empregados e da atividade de cada empresa.

O que é compliance trabalhista numa pequena empresa

Numa empresa grande, compliance é um departamento. Numa empresa de 20 a 500 empregados, sem advogado interno, costuma ser uma pessoa do RH ou do financeiro, um contador externo e um escritório que cuida dos processos. O trabalho é o mesmo: saber quais obrigações existem, quem cuida de cada uma e onde está a prova de que foi cumprida.

A prova importa por dois motivos. Na fiscalização do trabalho, o auditor pede documentos. Num processo trabalhista, a empresa defende o que consegue mostrar: um cartão de ponto, um recibo, uma guia paga. Uma auditoria trabalhista interna é a mesma lista percorrida de propósito, uma ou duas vezes por ano, para encontrar o que falta antes que alguém peça.

A lista abaixo segue a ordem da vida de um contrato: admissão, jornada, pagamento, ambiente de trabalho, certidões, guarda de documentos e, por fim, os processos.

Registro, ponto e jornada

Registro do empregado. Em todas as atividades, o empregador é obrigado a registrar os trabalhadores, em livros, fichas ou sistema eletrônico (CLT, art. 41). Na admissão, a empresa tem 5 dias úteis para anotar na Carteira de Trabalho a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver (CLT, art. 29).

Controle de ponto. O horário de trabalho é anotado no registro de empregados (CLT, art. 74). Nos estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores, é obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico (art. 74, § 2º, com a redação da Lei 13.874/2019). A conta é por estabelecimento: uma empresa com 60 empregados em três endereços pode ter unidades acima e abaixo do limite.

O que conferir neste item:

• Todo empregado em atividade tem registro, inclusive os admitidos no último mês.
• As anotações de admissão foram feitas dentro dos 5 dias úteis.
• Cada estabelecimento com mais de 20 trabalhadores tem controle de entrada e saída.
• Horas extras, intervalos e banco de horas seguem o que a convenção coletiva da categoria prevê.

A jornada é o assunto de boa parte das ações trabalhistas, e o cartão de ponto é a prova principal da empresa. Um ponto sem assinatura, com horários sempre iguais ou com meses faltando costuma ser o primeiro problema que aparece num processo.

FGTS, INSS e eSocial

FGTS. Todo empregador deposita até o dia 20 de cada mês, na conta vinculada do trabalhador, 8% da remuneração paga ou devida no mês anterior, incluídas as parcelas de salário e o 13º (Lei 8.036/1990, art. 15, com a redação da Lei 14.438/2022).

INSS. A empresa desconta a contribuição dos empregados e recolhe esse valor, junto com a contribuição a seu cargo sobre a folha, até o dia 20 do mês seguinte ao da competência (Lei 8.212/1991, art. 30, I, b).

eSocial. As informações de admissão, folha, afastamentos e desligamentos seguem pelo eSocial nos prazos do Manual de Orientação. Para os processos trabalhistas, há eventos próprios, usados nas decisões que transitaram em julgado e nos acordos homologados a partir de 1º de outubro de 2023:

Segundo o eSocial, esses eventos permitem informar o que foi decidido ou acordado na reclamatória sem reabrir as folhas de pagamento atingidas. Quando o dia 15 cai em dia não útil, o prazo passa para o primeiro dia útil seguinte. Na prática, isso liga o compliance aos processos: cada acordo ou condenação paga gera uma obrigação a mais no eSocial, e quem cuida da folha precisa saber que ela aconteceu.

Saúde e segurança no trabalho

As Normas Regulamentadoras (NRs) do Ministério do Trabalho e Emprego tratam da saúde e da segurança. Para este checklist, basta conhecer os nomes que aparecem com mais frequência:

• NR-1 e o PGR. A NR-1 traz o gerenciamento de riscos ocupacionais, que deve formar o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR). Segundo o Ministério, o PGR se tornou exigível em 3 de janeiro de 2022. Muita gente ainda chama o documento pelo nome antigo, PPRA, que vinha da NR-9.
• Dispensas. A NR-1 dispensa do PGR o microempreendedor individual e, sob condições, microempresas e empresas de pequeno porte de graus de risco 1 e 2 que não identifiquem exposições a agentes físicos, químicos e biológicos e declarem as informações digitais.
• Outras NRs. Equipamentos de proteção, exames médicos e treinamentos têm normas próprias, que variam com a atividade.

O que conferir: se a empresa tem o PGR ou se enquadra numa dispensa, e se o documento corresponde aos locais onde o trabalho é feito. Numa prestadora de serviços, o trabalho é feito nas dependências dos clientes, e a Lei 6.019/1974 também atribui à contratante a garantia das condições de segurança, higiene e salubridade quando o serviço é prestado ali (art. 5º-A, § 3º).

CNDT da empresa e dos prestadores

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) é emitida de graça pela Justiça do Trabalho, pela internet, e comprova que a empresa não tem débitos inadimplidos em processos trabalhistas (CLT, art. 642-A). Ela vale por 180 dias e certifica a empresa em relação a todos os seus estabelecimentos. Fica positiva quando há condenação ou acordo não pago em execução definitiva; fica positiva com efeito de negativa quando o débito está garantido por penhora suficiente ou com a exigibilidade suspensa.

Duas linhas no checklist:

1. A CNDT de cada CNPJ da empresa. Clientes, bancos e licitações pedem a certidão. Saber o resultado antes do pedido evita surpresa. O texto CNDT: a certidão trabalhista de cada CNPJ explica o que a torna positiva.
2. A CNDT dos prestadores que a empresa contrata. Quem contrata limpeza, portaria, vigilância ou outro serviço terceirizado responde de forma subsidiária pelas obrigações trabalhistas do período em que o serviço foi prestado (Lei 6.019/1974, art. 5º-A, § 5º). Pedir a certidão do prestador na contratação e na renovação é uma prática comum para acompanhar esse risco. A regra da responsabilidade está em Súmula 331 do TST.

Se a empresa recebe fiscalização, a certidão de débitos do Ministério do Trabalho é outra, separada da CNDT. O texto sobre auto de infração do MTE trata desse lado.

Quanto tempo guardar os documentos

Não existe uma tabela única de guarda para todos os documentos trabalhistas. Três regras conferidas na lei ajudam a montar a política da empresa:

A última linha não é uma regra de guarda, mas explica por que o registro, os cartões de ponto e os recibos de um empregado desligado continuam úteis por anos: enquanto ele pode entrar com uma ação, esses papéis são a prova da empresa. Normas de saúde e segurança e a convenção coletiva podem ter prazos próprios para documentos específicos.

Como acompanhar os processos trabalhistas

O último item do checklist é a lista dos processos. Uma empresa que cumpre tudo acima ainda recebe ações, e cada uma tem audiências, prazos e, no fim, um valor a pagar ou a receber de volta. Para o compliance, os dados mínimos de cada processo são estes:

Sem advogado interno, a dificuldade é juntar essa lista. Os processos chegam por citação, as audiências ficam em varas diferentes e cada escritório manda as informações do seu jeito. O texto Passivo trabalhista, CNPJ por CNPJ mostra como somar o dinheiro de cada fase.

Na Mesa Jurídica, o Contencioso e inventário encontra os processos a partir dos CNPJs da empresa, nas publicações oficiais dos tribunais, e monta uma lista só. O módulo Intimações e prazos mostra as audiências com data, hora e vara e os prazos como foram publicados. A Mesa não emite nem consulta a CNDT, não envia eventos ao eSocial e não calcula a data final dos prazos, que é conferida no tribunal. O Raio-X da carteira mostra em seis perguntas onde a empresa está.

Perguntas frequentes